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Os originais de documentos públicos permanentes, uma vez digitalizados ou microfilmados, poderão ser eliminados, mediante autorização da direção do órgão.
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Os documentos com valor histórico devem ser recolhidos aos arquivos intermediários, onde devem permanecer até a sua eliminação.
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A fase de avaliação e destinação de documentos constitui parte do programa de gestão documental e é composta pelas atividades de criação de formulários, seleção de materiais e equipamentos, e normatização do acesso à documentação.
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A gestão de documentos é aplicada no momento em que os documentos alcançam o valor secundário e passam a constituir importantes fontes para a pesquisa histórica.
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O instrumento que indica os prazos de guarda e a destinação final dos documentos, resultado direto do processo de avaliação, é denominado código de classificação de documentos de arquivo da atividade-meio.