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A classificação, uma das atividades tratadas no setor de protocolo, é realizada no momento do recebimento dos documentos. Para tanto, é necessário haver um código de classificação, que deve ser anotado no próprio documento.
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Quando os documentos são organizados a partir de um plano de classificação nos arquivos correntes, é desnecessário elaborar novo plano de classificação no arquivo intermediário.
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O recolhimento de documentos dos arquivos correntes ao arquivo intermediário é realizado por meio do plano de destinação.
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A elaboração do plano de classificação de documentos e da tabela de temporalidade depende das informações coletadas nos diagnósticos da situação arquivística de um órgão ou empresa privada.
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O programa de gestão de documentos deve ter como base uma política arquivística e a designação de responsabilidades, além de estar alinhado com a missão institucional e a legislação arquivística em vigor.