Questões de Concurso

A correspondência é uma espécie de documento escrito que tramita nos órgãos públicos. Nesse sentido, após sua abertura pelo protocolo setorial, faz-se necessária a realização de um procedimento, que é conhecido como:

O método Soundex é uma técnica específica que classifica os arquivos com base em um critério distinto dos demais. Em relação a esse método, marque a opção correta.

Na termologia arquivística, os arquivos são classificados de acordo com o estágio de uso e a necessidade de consulta dos documentos. Entre essas classificações, o arquivo corrente refere-se a um tipo específico de acervo documental. Sobre o arquivo corrente, é correto afirmar que

O ciclo de vida dos documentos arquivísticos é tratado pela teoria das três idades. Seu objetivo é classificar os estágios ou fases pelas quais passam os documentos dentro da instituição (corrente, intermediária e permanente). Sobre o ciclo vital arquivístico, analise as sentenças:

I - Arquivo de Primeira Idade ou Corrente é constituído de documentos em curso ou consultados frequentemente, conservados nos escritórios ou em repartições que os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso.
II - Arquivo de Segunda Idade ou Intermediário é constituído de documentos que deixaram de ser frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam e os produziram podem ainda solicitá-los para tratar de assuntos idênticos ou retomar um problema novamente focalizado. Não há necessidade de serem conservados próximos aos escritórios.
III - Arquivo de Terceira Idade ou Permanente é constituído de documentos que perderam todo valor de natureza administrativa e que se conservam em razão de seu valor histórico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e a sua evolução. Estes são os arquivos históricos propriamente ditos, pois é nessa fase que os documentos são arquivados de forma definitiva.

Após a análise pode-se afirmar:

O ciclo de vida dos documentos é um conceito fundamental na arquivologia, que descreve as diferentes fases pelas quais um documento passa, desde a sua criação até a sua destinação final. Cada fase exige procedimentos e cuidados específicos para garantir a organização, a preservação e o acesso à informação.

Em uma empresa de engenharia, um projeto de construção de uma ponte foi concluído há cinco anos. Os documentos relacionados ao projeto, incluindo plantas, relatórios e correspondências, estão armazenados em um depósito externo, com acesso restrito. Com base no ciclo de vida dos documentos, em qual fase esses documentos se encontram atualmente e qual seria a próxima ação recomendada?