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A gestão de documentos não está vinculada diretamente ao ciclo de vida dos documentos de arquivo e ocorre paralelamente às três idades documentais.
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A gestão de documentos compreende a definição de uma política arquivística, a designação de responsabilidades e o planejamento do programa de gestão.
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A gestão de documentos privilegia o tratamento dos documentos com valor secundário, aqueles que terão guarda indefinida.
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A gestão da informação e a gestão de documentos, apesar da proximidade de interesses e do objeto de trabalho, não atuam no mesmo ambiente.
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Em um departamento de arquivo, o setor de protocolo é encarregado pelo recebimento, pelo registro, pela distribuição e pela movimentação de documentos em curso.