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Os documentos ostensivos que chegam ao protocolo não podem ser abertos, devendo, apenas, ser distribuídos aos destinatários.
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A tabela de temporalidade estabelece os prazos de guarda dos documentos nos arquivos corrente e intermediário e a destinação final desses documentos, que pode ser a eliminação ou a guarda permanente.
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O arquivamento é a disposição dos documentos dentro de uma unidade de classificação, e a ordenação é o ato físico de colocar o documento dentro de uma unidade de acondicionamento.
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Os documentos de arquivo devem ser classificados de acordo com um plano de classificação ou código de classificação.
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A classificação dos documentos de arquivo não exige um conhecimento da relação entre as unidades, a organização e o funcionamento dos órgãos. Isso só é necessário nos arquivos permanentes.