Questões de Concurso

Em uma repartição pública, o gestor percebeu dificuldades na localização de documentos importantes para a tomada de decisões administrativas. Para solucionar esse problema, ele decidiu implementar um sistema de controle de documentação, seguindo boas práticas de gestão. Qual das alternativas abaixo descreve corretamente uma dessas boas práticas?

O controle e a rastreabilidade de correspondências oficiais expedidas são fundamentais para a eficiência da gestão documental em instituições públicas. Em situações em que documentos precisam ser enviados com segurança e comprovação de entrega, o setor responsável deve observar cuidados específicos. A seguir, são apresentadas ações relacionadas ao processo de expedição de correspondência. Avalie e identifique as corretas:

I. Registro da correspondência em sistema próprio, com informações como data, número do documento, remetente, destinatário e tipo de envio.
II. Encaminhamento do documento sem verificação de assinatura ou anexos, pois essa conferência não compete ao setor de expedição.
III. Utilização de meios que garantam a confirmação de entrega, como o Aviso de Recebimento (AR) ou protocolo eletrônico.

São procedimentos adequados à expedição de correspondência o que se afirma em:

No contexto da administração pública, a documentação desempenha um papel essencial na organização e preservação de informações. Esse processo envolve a criação, o registro, a gestão e a classificação de documentos que têm valor legal, administrativo ou histórico. Sobre o processo de documentação, assinale a alternativa correta:

A organização da documentação e a estruturação dos arquivos são práticas fundamentais para a gestão pública, pois garantem o acesso à informação, a preservação da memória institucional e a eficiência administrativa. A classificação documental, por exemplo, é um dos pilares para o controle e recuperação eficiente dos registros. Assinale a alternativa correta:

Uma empresa em rápida expansão migrou para um sistema híbrido (físico + digital) de arquivamento, porém relatórios de fluxo de caixa, demonstrativos contábeis e notas fiscais foram salvos com nomes distintos em locais dispersos, causando retrabalho em auditorias. Para restabelecer rastreabilidade e conformidade às Normas Brasileiras de Contabilidade, qual primeira ação o auxiliar deve adotar?