Questões de Concurso

Leia o texto a seguir.

“Para o desenvolvimento das rotinas e atividades estabelecidas na política de gestão de documentos, dois instrumentos são importantíssimos: o _____________________ e a _____________________. O _____________________ é um esquema que orienta a distribuição dos documentos arquivísticos, de forma lógica, coordenada e hierárquica, em classes e subclasses, grupos e subgrupos ou séries e subséries, segundo as funções e atividades a que estão relacionados. Esse instrumento é importante porque facilita a organização, o uso e a localização dos documentos. A _____________________ é um registro esquemático do ciclo de vida dos documentos da instituição. [...] ela estipula os prazos de guarda dos documentos nas fases corrente e intermediária, bem como a sua destinação final, que poderá ser a eliminação ou, se for o caso, a preservação em caráter permanente.”

Fonte: Fonte: PRATA, Nilson Vidal; SILVA, Welder Antônio; NEGREIROS, Leandro Ribeiro. Gestão arquivística de documentos como instrumento de ampliação da transparência nos legislativos municipais. In: RESENDE, Antônio José Calhau de BERNARDES JÚNIOR, José Alcione (org.). Estudos sobre Poder Legislativo municipal.1. ed. Belo Horizonte: Assembleia Legislativa do Estado de Minas Gerais, Escola do Legislativo, Núcleo de Estudos e Pesquisa,2017, p.340.

Os instrumentos técnicos de gestão de documentos a que se referem os autores no texto acima são:

Leia o texto a seguir.

“Não há dúvida de que as práticas arquivísticas da classificação e avaliação fundamentam as atividades de gestão de documentos.”

Fonte: Fonte: INDOLFO, Ana Celeste. Avaliação de documentos de arquivo: atividade estratégica para a gestão de documentos. Revista do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, n.6,2012, p.22.

A respeito das práticas de classificação e avaliação no âmbito da gestão de documentos, é CORRETO afirmar:

Leia o texto a seguir.

“Findo o prazo de guarda, o documento de arquivo terá como destinação final a eliminação ou a guarda permanente, o que justifica essa destinação é a existência ou a atribuição do valor secundário.”

Fonte: INDOLFO, Ana Celeste. Avaliação de documentos de arquivo: atividade estratégica para a gestão de documentos. Revista do Arquivo Geral da Cidade do Rio de Janeiro. Rio de Janeiro, n.6,2012, p.14.

São valores secundários:

Leia o texto e observe figura a seguir.

“[...] os documentos originais podem ser digitalizados dentro ou fora da instituição produtora. Se adotada a digitalização na instituição produtora, o procedimento ainda pode ser executado de forma centralizada ou descentralizada.”

Fonte: CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020. Rio de Janeiro: Conarq, Câmara Técnica Consultiva,2021. p.12

Fonte: CONSELHO NACIONAL DE ARQUIVOS (Brasil). Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020. Rio de Janeiro: Conarq, Câmara Técnica Consultiva, 2021. p.13.

Considerando a publicação do CONARQ Diretrizes para a digitalização de documentos de arquivo nos termos do Decreto nº 10.278/2020, em especial aquelas destinadas ao processo de digitalização centralizado na instituição produtora (conforme esquematizado na figura acima), identifique com V as afirmativas verdadeiras e com F, as falsas.

( ) Os processos de 1.1,1.2 e 1.3 são compostos por atividades relacionadas às fases de recepção, conferência e preparação dos documentos originais pela UTD.

( ) Nos processos 1.4 e 1.5, é atribuída a presunção de autenticidade ao representante digital e inicia-se a gestão do representante digital pelos sistemas informatizados institucionais.

( ) Nos processos 1.6 e 1.7, é importante utilizar boas ferramentas computacionais de composição do documento digitalizado em seu formato final e de autenticação digital, utilizando a ICP-Brasil para garantir a autoria da digitalização e a integridade do documento e de seus metadados.

( ) No processo 1.8, é fundamental selecionar um escâner apropriado e configurar no software de digitalização os metadados automatizados de identificação e indexação.

( ) No processo 1.9, é preciso verificar a integridade da organização física dos documentos originais digitalizados e a integridade física dos documentos originais.

A sequência CORRETA, de cima para baixo, é:

Miguel e Helena são os novos arquivistas da ALMG. Na última sexta-feira, eles foram participar de uma ação de cooperação técnica interinstitucional em uma Câmara Municipal no interior de Minas Gerais e encontraram uma massa documental acumulada na seguinte situação:

- Falta espaço físico para a guarda dos documentos devido ao grande volume documental. A guarda dos documentos é feita, de forma amontada, no almoxarifado e na garagem do prédio.

- A transferência dos documentos para o local se dá, principalmente, por questões relacionadas com o espaço físico nos setores de origem e com o encerramento do ano em que os documentos foram produzidos ou recebidos.

- Não existe distinção entre os documentos arquivísticos provenientes da Câmara e os arquivos pessoais de 3 ex-presidentes da instituição, já falecidos, doados pelos familiares.

- Não existe distinção entre os documentos de guarda eventual, temporária e permanente.

- Não existe padronização na organização, porque os servidores não aprenderam a utilizar o instrumento. Quando organizados, os documentos estão por assuntos, por espécies documentais, por gênero ou por ato de recebimento ou expedição.

Considerando o texto acima e a terminologia arquivística, identifique com V as afirmativas verdadeiras e com F, as falsas.

( ) É preciso aplicar o princípio da proveniência, separando os documentos provenientes da Câmara Municipal e os arquivos pessoais de cada expresidente.

( ) A Câmara Municipal tem 4 fundos, a saber: os documentos arquivísticos da Câmara Municipal compreendem um fundo fechado e os arquivos pessoais dos ex-presidentes compreendem 3 fundos abertos.

( ) É melhor manter os documentos organizados por assuntos, gêneros, espécies e ato de recebimento ou expedição e providenciar a microfilmagem, pois é preciso manter o respeito aos fundos e promover uma política de acesso.

( ) É preciso ensinar sobre a teoria das três idades para os servidores da Câmara Municipal, elaborar uma tabela de temporalidade e destinação de documentos para a instituição e diretrizes para a eliminação, a transferência e o recolhimento dos documentos

A sequência CORRETA, de cima para baixo, é: