Questões de Concurso

Em uma escola da rede pública, a secretaria escolar iniciou processo de reorganização do acervo documental após a implantação de sistema eletrônico integrado de gestão acadêmica. Durante a revisão dos procedimentos internos, verificou-se que determinados registros escolares apresentavam inconsistências relacionadas à identificação de responsáveis pelos lançamentos realizados no sistema, ausência de padronização na classificação documental e dificuldades na recuperação de informações vinculadas à tramitação administrativa de documentos escolares.

Além disso, parte da equipe defendia a eliminação de documentos físicos já digitalizados, independentemente da análise dos prazos de guarda e da verificação de eventual valor histórico, probatório ou administrativo associado aos registros institucionais.

Considerando os princípios relacionados à organização documental na secretaria escolar, à gestão eletrônica de documentos e aos procedimentos de arquivamento e protocolo escolar, assinale a alternativa correta:

Em uma escola pública, a secretaria escolar passou por um processo de reorganização de seu acervo documental, após a identificação de dificuldades na localização de registros acadêmicos e indícios de deterioração de documentos físicos. A gestão orientou a adoção de práticas alinhadas aos princípios da organização documental, com vistas à eficiência administrativa e à preservação da informação.

Considerando esse contexto, assinale a alternativa correta:

Com a implantação de um sistema informatizado de gestão escolar, a secretaria passou a registrar e acompanhar a tramitação de documentos por meio eletrônico. Durante a capacitação da equipe, enfatizou-se que o uso da tecnologia deve estar articulado a procedimentos administrativos que assegurem controle, rastreabilidade e segurança das informações.

Nesse contexto, estabeleceu-se como diretriz que a gestão eletrônica de documentos __________, de modo a garantir a formalização do trâmite documental e a integridade das informações no âmbito institucional.

Assinale a alternativa que preenche corretamente a lacuna:

Um servidor do setor administrativo do Ministério Público do Estado do Espírito Santo (MPES) foi designado para organizar os documentos acumulados em sua unidade.
Ao analisar o acervo, identificou três grupos: o primeiro contém processos administrativos encerrados há mais de dez anos, sem previsão de consulta futura, cujo prazo de guarda já se esgotou conforme a tabela de temporalidade; o segundo reúne documentos relativos à criação e à estrutura organizacional do MPES, considerados de valor histórico; e o terceiro contém processos em andamento, consultados diariamente pela equipe.
Sobre a destinação correta de cada grupo, assinale a afirmativa correta.

Ao organizar o arquivo de sua unidade, um servidor do setor administrativo identificou três conjuntos de documentos: o primeiro reúne processos em andamento e contratos vigentes, consultados diariamente pela equipe; o segundo contém documentos encerrados que ainda não tiveram sua destinação final definida; e o terceiro abriga registros históricos da instituição, preservados em caráter definitivo.

De acordo com a terminologia arquivística, o primeiro conjunto descrito corresponde ao arquivo