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Diante da necessidade de preservação da segurança do Estado, da honra e da imagem das pessoas, nem todos os documentos podem ser acessados pelos cidadãos. Para regulamentar as questões relacionadas ao sigilo de algumas categorias de documentos, foram promulgados decretos que distinguem os documentos sigilosos dos ostensivos.
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Competem ao Arquivo Nacional a gestão e o recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário em âmbito federal.
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Planos de guerra, descobertas científicas excepcionais e informações sobre política estrangeira de alto nível são assuntos que devem ser classificados como secretos.
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De acordo com lei que regulamenta a microfilmagem de documentos oficiais no Brasil, os filmes negativos resultantes de microfilmagem devem ser arquivados fora da repartição detentora do arquivo, devido à possibilidade de sinistros.
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A preservação do patrimônio arquivístico digital é preocupação presente em iniciativas internacionais e nacionais no sentido de garantir a autenticidade e a integridade da informação.