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A eliminação de documentos de caráter público deve ser realizada mediante autorização da instituição arquivística pública competente, e o artigo 25 da Lei nº 8.159/1991 prevê responsabilização civil, penal e administrativa para quem desfigurar ou destruir documentos sem a devida autorização.
O protocolo, em sua finalidade, objetivos e atividades gerais, difere fundamentalmente da arquivologia por se concentrar exclusivamente no recebimento e expedição de documentos, sem envolver catalogação ou organização para fins de arquivamento.
Um arquivo é definido como um conjunto de documentos produzidos, acumulados e recebidos por uma entidade coletiva, pública ou privada, ou por pessoa física, independentemente de sua natureza ou suporte, visando à organização e preservação da informação; portanto, a digitalização de documentos, por alterar o suporte original, descaracteriza o valor documental.
Documentos de valor permanente, por sua natureza histórica e cultural, são considerados inalienáveis e imprescritíveis, o que significa que não podem ser vendidos, comprados ou retornar à classificação de documentos correntes, garantindo sua preservação para as futuras gerações.
A gestão de documentos, seguindo a lógica de produção, utilização e destinação, inclui a otimização para distribuição interna, a utilização para fluxo e armazenamento, e a destinação final que pode ser a eliminação ou o encaminhamento para arquivo permanente, conforme prazos estabelecidos em tabela de temporalidade.
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