Durante uma reunião de planejamento estratégico na prefeitura de Pirapozinho (SP), surgiu a necessidade de definir um novo fluxo de trabalho para o atendimento ao cidadão. O coordenador da equipe propôs a criação de um grupo de trabalho com representantes de diversas secretarias. Qual das seguintes ações é mais eficaz para garantir que a reunião de formação deste grupo de trabalho seja produtiva e alcance seus objetivos?