Em uma sessão da Câmara Municipal de Abertura/RS, um cidadão busca informações sobre como registrar uma reclamação formal contra um serviço público municipal. A Ouvidoria Geral do Município é o canal indicado para essa finalidade. Considerando as orientações para o atendimento ao cidadão nas ouvidorias públicas, qual das seguintes ações representa uma prática essencial para garantir a eficácia e a transparência do processo?