O arquivo possui três características em sua formação, como ser progressivo, natural e orgânico.

Os conjuntos documentais são um reflexo do que representam as relações administrativas orgânicas.

Destruição não autorizada ou qualquer forma de dispersão indevida devem ser evitados, de acordo com o princípio de integridade, que defende que os fundos de arquivo devem ser preservados.

Os arquivos devem ser organizados de acordo com as atividades exercidas pela instituição, fixando a identidade do documento ao seu produtor ou ao profissional responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos.