O servidor público municipal João, ao assumir a chefia do setor de patrimônio, deparou-se com um cenário de descaso, com equipamentos obsoletos e deteriorados, além de documentos históricos mal armazenados. Ele precisa implementar medidas urgentes para reverter essa situação, garantindo a preservação dos bens e a organização dos arquivos. Considerando a importância do zelo pelo patrimônio público, qual das seguintes ações é fundamental para a gestão adequada?