A coordenação de uma unidade de acolhimento institucional mantida pelo poder público organiza o calendário anual de rotinas obrigatórias do serviço. Nesse calendário, precisam constar dois prazos que costumam ser confundidos pela equipe: o intervalo máximo em que o dirigente da entidade remete à autoridade judiciária o relatório circunstanciado sobre a situação de cada acolhido e sua família, e o intervalo máximo em que a autoridade judiciária reavalia a situação de cada criança ou adolescente inserido no programa de acolhimento.

Conforme o Estatuto da Criança e do Adolescente, esses intervalos máximos correspondem, respectivamente, a: