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O diagnóstico da situação documental antecede qualquer uma das funções arquivísticas. O diagnóstico deve incluir a quantificação da documentação, expressa de acordo com regras aceitas universalmente. Ao encontrar um acervo de documentos textuais armazenado em caixas de transferências, dispostas em estantes de aço, o arquivista deverá quantificá-lo em:
Segundo a UNESCO, a aplicação de um programa de gestão de documentos públicos pode ser desenvolvida em alguns níveis. Quando o órgão tem programa de retenção e eliminação de documentos, estabelece procedimentos para recolhimento e tem um ou mais centros de arquivamento intermediário, trata-se do nível:
As Tabelas Processuais Unificadas do Poder Judiciário objetivam a padronização e a uniformização taxonômica e terminológica de classes, assuntos e movimentação processuais no âmbito da Justiça Estadual, Federal, do Trabalho, Eleitoral, Militar da União, Militar dos Estados, e do Superior Tribunal de Justiça e serão empregadas em sistemas processuais. Os Tribunais dos Estados deverão se adaptar para concluir sua implementação, observando o disposto a seguir:

Para decidir sobre a eliminação de documentos da Justiça, deve-se levar em consideração que:

Os arquivos estaduais do Poder Judiciário, por intermédio de seus órgãos centrais, passam a integrar: