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A forma de apresentação dos atos oficiais, observada nos padrões de diagramação estabelecidos no Manual de Redação da Presidência da República, é reflexo da necessidade de padronização das comunicações expedidas pelos órgãos públicos.
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A concisão, recurso que impõe objetividade à redação oficial, deve compreender o âmbito vocabular, evitando-se o emprego de construções redundantes e palavras desnecessárias.
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A redação da correspondência oficial deve se pautar pela correção gramatical e pelo uso de linguagem clara; por isso, expressões de cunho regional devem ser utilizadas em documentos expedidos pelo poder público.
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Dada a necessidade de se conferir formalidade à redação oficial, o uso do tratamento digníssimo (DD) é indicado nas comunicações dirigidas a autoridades superiores dos poderes Executivo, Legislativo e Judiciário.
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Apesar da basilar orientação quanto à utilização do padrão culto da linguagem na redação dos documentos no padrão ofício, é desnecessário seguir uma estruturação rígida no que diz respeito à diagramação desses documentos.