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A existência de um conjunto de normas voltadas à gestão de documentos identifica a política arquivística de uma organização, apesar de essa política não se resumir meramente ao aspecto normativo.
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Entre a Lei de Acesso à Informação e os arquivos organizados há uma relação direta, visto que a organização dos documentos de arquivo é condição necessária para o cumprimento dessa lei.
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Os arquivos da organização incluem os documentos utilizados como material de referência nos setores de trabalho.
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Ao desenvolver atividades regimentais, a organização produz documentos que servem para registrar, provar e testemunhar essas atividades, o que constitui, de forma natural, um arquivo.
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A manutenção dos documentos de arquivo nos locais onde foram criados ou recebidos fundamenta-se na aplicação do princípio da ordem primitiva.