A secretaria escolar da Escola de Ensino Fundamental Mendes Pimentel utiliza diversos métodos de arquivamento para organizar e armazenar seus documentos de forma eficiente. De acordo com as vantagens específicas de cada método, relacione a 2ª coluna de acordo com a 1ª coluna.

1ª coluna:
1. Numérico
2. Geográfico
3. Cronológico

2ª coluna:
( ) Favorece a identificação visual dos documentos.
( ) Proporciona a rastreabilidade histórica.
( ) Possibilita a localização física dos documentos.
( ) Facilita a expansão do sistema à medida que a escola cresce.

São diretrizes para o desenvolvimento de um plano de arquivamento adequado que contribui para a preservação da história da instituição e a eficiência nas operações diárias da secretaria escolar:

I - armazenar informações relevantes e irrelevantes sem necessidade de priorização das informações essenciais;
II - identificar prazos de retenção para cada tipo de documento, considerando as regulamentações locais;
III - considerar condições ambientais para documentos físicos e a segurança de servidores para documentos digitais;
IV - misturar informações de alunos, professores e funcionários em um único arquivo agilizando a recuperação de dados quando necessário;
V - implementar rotinas regulares de backup para garantir a segurança dos registros digitais protegendo os dados confidenciais.


Está CORRETO o que se afirma em:

No sistema de follow-up da secretaria escolar, diversos itens podem ser armazenados para facilitar o acompanhamento eficiente das tarefas e a gestão dos processos como:

I - informações sobre transferências e documentação associada;
II - requisições que estão pendentes de aprovação/prestação de contas;
III - números completos de contas bancárias e números de cartões de crédito;
IV - laudos médicos detalhados sobre as condições dos alunos e dos funcionários;
V - calendário acadêmico, agendas de eventos e atividades programadas.

Está CORRETO o que se afirma em:

O follow-up desempenha um papel fundamental no gerenciamento eficiente das tarefas na secretaria escolar porque:

I - aumenta as chances de identificar os erros e, de forma mais rápida, colocar em prática as ações necessárias para que tudo volte ao planejado;
II - desobriga a necessidade de responsáveis para cada tarefa registrada no sistema, pois a equipe pode assumir as responsabilidades conforme necessário.
III - envolve o acompanhamento contínuo e a verificação do status das atividades, garantindo que todas as etapas sejam concluídas dentro dos prazos estabelecidos;
IV - contempla o registro no sistema de atividades menores, independentemente de sua relevância ou de uma direção específica;
V - acompanha de perto as tarefas identificando obstáculos ou desafios que podem surgir durante a execução.

Está CORRETO o que se afirma em:

Leia o fragmento de texto abaixo.

“Em suas funções diárias, o secretário deve ser mais do que uma pessoa encarregada de digitação da correspondência, manutenção do arquivo e atendimento de telefonemas. (MEDEIROS e HERNANDES,1999, p.17)”

Considerando esse contexto, o papel do secretário escolar como agente ativo no processo de transformação das escolas é:

I - conhecer o projeto político-pedagógico, o regimento interno, o currículo e as diretrizes curriculares nacionais;
II - coordenar o envio e recebimento de correspondências, sejam elas físicas ou eletrônicas fornecendo informações básicas;
III - praticar a ética profissional, a liderança e a sincronização dos trabalhos com a equipe que atua na escola;
IV - implementar sistemas de gestão escolar e softwares eficientes para otimizar processos administrativos;
V - atender e receber os documentos de alunos, pais, professores e outros membros da comunidade escolar.

Está CORRETO o que se afirma em: