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Na cotação de compras, contrato formal entre empresa e fornecedor classificado, todas as condições estabelecidas nas negociações anteriores à realização do pedido devem ser apresentadas, visto que esse documento estabelece a finalização do pedido.
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O sistema de compras deve fundamentar-se em ações que envolvam atividades de pesquisas e, por essa razão, caracteriza-se como uma ação contínua.
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O profissional que atua na administração de materiais deve classificar como materiais críticos aqueles que possuem demanda previsíveis, os quais devem ser estocados com base no risco.

Os registros dos sistemas de estoques têm, entre outras funções, a de informar o volume físico, o valor financeiro e contábil dos materiais. Do ponto vista contábil, existem vários critérios para determinar o valor de um material, dentre eles o critério "primeiro a entrar, primeiro a sair" (PEPS) e o "último a entrar, primeiro a sair" (UEPS). Esses critérios têm consequências diferentes para as informações financeiras providas pelo sistema de estoques como, por exemplo, no

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No instrumento convocatório para a aquisição de bens, a administração pública federal direta e as empresas estatais dependentes poderão exigir que os bens sejam constituídos por material reciclado, atóxico ou biodegradável, entre outros critérios de sustentabilidade.