Usar sempre grampos ou clipes em fotografias ou negativos, para não deixá-los cair.

Escrever no espaço frontal das fotografias com caneta ou tinta de marca texto, ou similar.

Usar somente lápis macio (6B) e, de preferência, anotar no verso apenas o número (código) da foto para catalogação.

Usar fita adesiva, etiqueta autoadesiva ou cola diretamente sobre as fotografias e filmes (frente e verso) e não tocar diretamente nas fotografias e negativos; deve-se utilizar luvas.

Verificar mensalmente a chegada de novos documentos pertinentes aos arquivos físicos.

Ter um controle dos documentos pendentes que ainda faltam em cada pasta funcional.

Arquivar em ordem cronológica crescente, sendo o documento com data mais antiga em primeiro lugar e assim sucessivamente.

Fixar cuidadosamente os documentos às capas apropriadas com prendedores plásticos, com exceção dos processos e volumes que, embora inseridos nas pastas suspensas, permanecem soltos para facilitar o manuseio.

Em muitos casos, existem previsões legais sobre tempo de guarda e arquivamento de documentos.

Alguns documentos necessitam ser guardados com o fim de comprovação legal ou administrativa para a empresa e para os órgãos governamentais sobre determinados assuntos.

A única finalidade da guarda de documentos em empresas e entidades, e até por particulares, decorre do valor histórico e cultural que eles têm.

O descarte de documentos de uma empresa ou entidade, em boa parte dos casos, deve obedecer a normas legais e/ou administrativas.

Estratégico, factível e operacional.

Estratégico, tático e operacional.

Prioritário, factível e normatizador.

Factível, tático e integralizador.

A administração tem uma série de características, dentre elas: um circuito de atividades interligadas, busca de obtenção de resultados, proporcionar a utilização dos recursos físicos e materiais disponíveis, envolver atividades de planejamento, organização, direção e controle.

O planejamento consiste em definir objetivos para traçar metas, assim, identificando forças, fraquezas, oportunidades e ameaças. Interpretam-se dados, analisam-se recursos. O planejamento ocorre com base em muito estudo, muita pesquisa, antes da implantação de qualquer coisa, ele pode durar meses ou até anos.

Organizar significa fazer a avaliação dos processos a fim de fazer os controles e as devidas correções com instrumentos próprios para isso.

No controle é possível vislumbrar todo o processo de planejar, organizar e direcionar. Liderar e discernir se o resultado foi o almejado. Assim, é possível recomeçar um novo ciclo com mais planejamento e as etapas subsequentes.