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Sob o aspecto legal, a política nacional de arquivos é constituída por leis, decretos e resoluções do Conselho Nacional de Arquivos e instruções normativas do Arquivo Nacional.
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As ações culturais e educativas, mais do que as funções arquivísticas referentes ao processamento técnico, conferem ao arquivo contornos sociais e projeção na comunidade.
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Apesar de a criação de documentos ser inicialmente uma responsabilidade de cada órgão público, é essencial que o Arquivo Nacional esteja envolvido na preparação e na implementação de diretrizes relativas à criação e manutenção dos documentos dentro dos órgãos públicos.
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A Lei n.o 8.159/1991, conhecida como Lei dos Arquivos, e o decreto de criação do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA) são marcos jurídicos da implantação da gestão de documentos na administração pública federal.
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A localização dos documentos de arquivo nos métodos de arquivamento do sistema direto depende de um índice ou de um código.