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Carta, ofício, memorando, aviso, circular e relatório são exemplos de formatos documentais existentes em órgãos públicos.
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Documentos com dimensões e rotações variáveis caracterizam o gênero documental iconográfico.
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Caracterizam o arquivo corrente a sua distribuição por toda a organização, a restrição de acesso e a existência de documentos com valor primário e de uso frequente.
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Embora pertençam a um mesmo fundo, os documentos produzidos em vários suportes devem ser armazenados em locais diferentes, conforme suas características físicas.
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A primeira finalidade do arquivo é servir às atividades administrativas, à tomada de decisão e à garantia de direitos e deveres.