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O município de Massapê (CE) está em processo de reestruturação administrativa para otimizar a prestação de serviços à população. O prefeito determinou a criação de novas secretarias e a reorganização de algumas diretorias existentes, visando maior eficiência e agilidade nas ações governamentais. Essa iniciativa se alinha aos preceitos constitucionais que regem a organização administrativa do Estado. Considerando a organização do Estado brasileiro e a estrutura de seus entes federativos, assinale a alternativa que apresenta corretamente um princípio fundamental aplicável à organização administrativa municipal.
Durante uma inspeção de rotina, uma equipe de servidores públicos do município de Massapê (CE) percebeu que alguns documentos importantes estavam sendo encaminhados sem o devido registro no sistema de protocolo. Como responsável pela gestão documental, João, o supervisor do setor, precisa garantir que todos os procedimentos estejam de acordo com as normas estabelecidas. Diante dessa situação, qual das ações a seguir João deve priorizar para assegurar a conformidade e a rastreabilidade das correspondências oficiais?