Questões de Concurso

No setor de protocolo de um órgão público, um agente administrativo foi encarregado de reorganizar o arquivo institucional, que apresentava dificuldades na localização de documentos e inconsistências na forma de arquivamento. Após análise, verificou-se que os documentos estavam agrupados apenas por ordem de chegada, sem considerar sua natureza, assunto ou função administrativa.
Diante desse cenário, foram propostas diferentes formas de classificação documental para aprimorar a gestão do arquivo.
Considerando os princípios de classificação, organização e gestão de documentos, analise as afirmativas a seguir:
I.A classificação por assunto permite agrupar documentos de acordo com o conteúdo tratado, facilitando a recuperação da informação.
II.A classificação cronológica, embora simples, pode ser insuficiente para atender às necessidades de acesso quando utilizada isoladamente.
III.A classificação alfabética, ao organizar documentos com base em elementos nominativos previamente definidos, mostra-se especialmente eficaz em contextos nos quais a recuperação da informação depende da identificação direta de nomes, títulos ou termos de referência.
IV.A classificação de documentos deve ser definida preferencialmente com base na ordem de recebimento, garantindo maior controle administrativo.

Está correto o que se afirma em:

Ao assumir funções no setor de protocolo de um órgão público, o agente administrativo identificou inconsistências no fluxo de correspondências oficiais, especialmente quanto à padronização dos registros, critérios de distribuição e controle da expedição de documentos. Diante disso, foi proposta a revisão dos procedimentos adotados.
À luz das boas práticas de protocolo e gestão de correspondências oficiais, assinale a alternativa correta:

No setor de Recursos Humanos de determinada Prefeitura, os Agentes Administrativos realizam reunião e organização das folhas de pagamento para consulta imediata, visando atender às demandas operacionais e às rotinas diárias da repartição. Comprovou-se ciclo de uso frequente, a Administração promove o envio programado desses conjuntos documentais para um local centralizado, onde guardarão os prazos de prescrição legal em virtude do declínio de sua necessidade de busca. Diante da dinâmica do ciclo vital dos documentos e da destinação descrita na situação, constata-se que o procedimento técnico que caracteriza formalmente essa passagem entre os arquivos é o de:

Considere que em determinado consórcio público:

I. As pastas funcionais de seus servidores ativos são guardadas na própria sala do Setor de Recursos Humanos - RH devido à necessidade de consulta imediata no dia a dia.
II. Já os documentos cuja frequência de busca é esporádica permanecem guardados em uma sala anexa, aguardando o cumprimento dos prazos de descarte ou destinação final.
III. E as atas de reuniões e os primeiros balancetes da entidade são preservados em uma sala climatizada devido ao seu valor histórico definitivo.

Assim, no que se refere à classificação dos arquivos quanto aos estágios de evolução, é CORRETO afirmar que os itens I,  II e III constituem, CORRETA e respectivamente, os arquivos: 

O setor de Protocolo de um consórcio público recebeu uma correspondência oficial lacrada, remetida pelo Ministério Público e nominalmente endereçada ao Diretor-Geral da entidade. Ao realizar a triagem visual externa da embalagem, o Assistente Administrativo responsável identificou que o documento possuía cunho particular e pessoal, tratando de assunto alheio às competências institucionais do consórcio. Diante das rotinas padronizadas de recebimento e cadastro de documentos, o servidor deve adotar o seguinte procedimento: