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A correspondência ostensiva é distribuída por esse órgão sem que os profissionais que atuam no setor de protocolo tenham conhecimento de seu teor.
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Classificar um documento é estabelecer uma classe com documentos de características semelhantes, identificadas por um título.
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A tramitação e o registro de documentos são atividades análogas, referentes à distribuição de documentos nos setores de trabalho.
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O protocolo é uma atividade vinculada aos arquivos correntes. Nele, são realizadas operações como recebimento, registro, classificação e expedição de documentos e do controle de sua tramitação.
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Na classificação de documentos, os elementos formais e os de conteúdo devem ser levados em consideração para a elaboração dos instrumentos de pesquisa.