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A trilha de auditoria registra o movimento e o uso dos documentos arquivísticos dentro de um SIGAD (captura, registro, classificação, indexação, arquivamento, armazenamento, recuperação da informação, acesso e uso, assim como preservação e destinação), informando quem operou, a data e a hora, e as ações realizadas. A trilha de auditoria tem o objetivo de fornecer informações sobre o cumprimento das políticas e regras da gestão arquivística de documentos do órgão ou entidade, servindo para:
O uso dos documentos pelos usuários deve ser registrado pelo SIGAD nos seus respectivos metadados. A gestão desse uso inclui:
Eliminar significa destruir os documentos que, na avaliação, foram considerados sem valor para guarda permanente. A eliminação deve ser precedida da elaboração da listagem, do edital de ciência de eliminação e do termo de eliminação, de acordo com a legislação vigente, devendo obedecer aos seguintes princípios, EXCETO:
Quanto aos procedimentos e operações técnicas do sistema de gestão arquivística de documentos digitais e não digitais, a captura consiste em declarar um documento como um documento arquivístico, incorporando-o ao sistema de gestão arquivística por meio de, no mínimo:
A implantação do programa de gestão arquivística de documentos envolve a execução e o acompanhamento de ações e projetos, efetuados simultaneamente. Esse programa deve estar alinhado aos objetivos definidos no planejamento do programa, contemplando a capacitação de pessoal, implantação de sistemas de gestão arquivística, integração com os sistemas de informação existentes e com os processos administrativos do órgão ou entidade. Quanto às exigências a serem cumpridas, o programa de gestão arquivística de documentos deve:
