Questões de Concurso

 A Analista de Recursos Humanos, responsável pelo setor de protocolo de uma autarquia municipal, recebeu a tarefa de reorganizar os arquivos físicos de processos administrativos acumulados nos últimos anos. Para isso, ela precisa escolher o método de arquivamento mais adequado, considerando os seguintes critérios:
• Os documentos são classificados por nome dos requerentes.
• Há grande rotatividade de processos e necessidade de acesso rápido.
• A equipe está habituada a localizar documentos por ordem.
• Não há sistema informatizado de indexação por número ou código.

Com base nesse cenário, qual método de arquivamento correto, deve ser priorizado? 

Os arquivos correntes são constituídos por documentos em curso ou por aqueles de consulta frequente e, eventualmente, respondem ao cumprimento de suas funções pelas atividades de recebimento, registro, movimentação e expedição de documentos correntes. Assim, separar a correspondência oficial de caráter ostensivo daquela de caráter sigiloso, bem como elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo, são atividades de rotina do seguinte setor de arquivos correntes:

Uma Secretaria Municipal implantou recentemente um módulo eletrônico de protocolo para padronizar a expedição de correspondências oficiais. Apesar da modernização, o setor de atendimento identificou falhas recorrentes no fluxo de envio de ofícios e memorandos físicos, como: ausência de registro prévio no livro de expedição, inconsistência nos dados do destinatário, devolução de envelopes por erro de endereço e perda de prazos críticos para resposta. Diante desse cenário, a Controladoria Interna solicitou a revisão do procedimento para garantir rastreabilidade, segurança da informação e conformidade com as normas de gestão documental.
Considerando boas práticas de expedição: incluindo registro, classificação, conferência de dados, definição do meio adequado e encaminhamento seguro, o procedimento que melhor atende ao princípio da rastreabilidade documental e reduz o risco de falhas é: 

O Manual de Gestão de Documentos da Administração Pública Federal (CONARQ) estabelece que a expedição de correspondência deve assegurar rastreabilidade, confiabilidade e autenticidade dos documentos produzidos pelo órgão. Para isso, recomenda-se que os documentos de saída sejam registrados antes do encaminhamento, contendo informações essenciais como: identificação do documento, origem, destinatário, data, classificação quanto ao sigilo e meio de envio. Além disso, a etapa de expedição deve incluir conferência técnica, verificação de anexos, adequada selagem e acondicionamento, escolha do meio mais apropriado (malote, postal, eletrônico, AR, courier), e comprovação de entrega para fins de responsabilidade administrativa.
A Fundação Orçamentária Alfa constatou que grande parte de suas respostas a órgãos de controle externo estavam sendo enviadas sem registro prévio e com inconsistências no endereço do destinatário. Em auditoria, o controle interno identificou que o setor de expedição estava fazendo o registro após o envio, justificando que tal prática "agilizava o fluxo" e que o órgão "não tinha obrigação de guardar comprovantes de entrega", já que os documentos eram considerados "de simples comunicação".
Considerando o texto-base e as boas práticas de expedição documental, o procedimento correto é:  

Um Auxiliar de Serviços Gerais de uma prefeitura é encarregado de receber, protocolar e distribuir correspondências, como ofícios internos entre setores e cartas externas de cidadãos, garantindo que cheguem aos destinatários corretos em tempo hábil. A tarefa exige organização e cumprimento de procedimentos básicos. Acerca desse cenário, marque V, para as afirmativas verdadeiras, e F, para as falsas:


(__)Receber a correspondência e anotar data e remetente em um livro de protocolo é uma etapa necessária para organizar o fluxo na prefeitura.


(__)Entregar todas as correspondências diretamente ao prefeito sem protocolo é correto, pois agiliza o processo e evita atrasos nos setores.


(__)Protocolar as cartas externas e jogá-las fora após o registro é uma prática eficiente, pois mantém o controle sem ocupar espaço na prefeitura.


(__)Separar as correspondências por setor e entregá-las aos responsáveis facilita a gestão documental e o atendimento na prefeitura.


Após análise, assinale a alternativa que apresenta a sequência correta dos itens acima, de cima para baixo: