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A Prefeitura de Vila Esperança está implementando um novo sistema de gestão documental visando otimizar o acesso e a preservação das informações públicas. O setor de protocolo recebeu uma carga de documentos variados, incluindo ofícios, relatórios técnicos e correspondências antigas. Para garantir a correta organização e destinação desses materiais, é fundamental que a equipe compreenda os princípios da arquivologia.
Um órgão público federal, ao organizar seus documentos, identificou a necessidade de classificar os arquivos de acordo com sua relevância e tempo de guarda. Um dos documentos produzidos é um relatório anual de atividades, que é consultado frequentemente pela administração, mas que, após 5 anos, raramente é acessado, embora ainda possua valor administrativo e legal. Após esse período, ele é transferido para um local de armazenamento secundário, onde permanece por mais 10 anos antes de sua destinação final.
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