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O formato dos documentos a serem inseridos no Assentamento Funcional Digital deve ser
“O simples ato de produzir documentos não define necessariamente um fundo. O contexto administrativo em que a produção ocorreu, a natureza da função exercida que levou à criação dos documentos e o controle exercido sobre o sistema de arquivamento são outros fatores relevantes”
(Cook, 2017, p. 19)

Com base no autor, alguns critérios importantes associados ao produtor são imprescindíveis na designação de um conjunto de documentos como fundo arquivístico. São eles:
Os arquivos privados considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional podem ser identificados pelo Poder Público como
O gênero documental é a reunião de espécies documentais semelhantes, principalmente em relação ao suporte e formato. A espécie documental é a divisão de gêneros documentais conforme os seus formatos. O tipo documental é a subdivisão das espécies documentais, considerando a fórmula diplomática, a natureza de conteúdo e a técnica de registro. A opção que apresenta, na sequência, o exemplo de gênero documental/espécie documental/tipologia documental é: 
O termo recolhimento se associa à ação de