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Na administração de recursos materiais, os procedimentos se caracterizam por uma sucessão encadeada de atos para a efetivação de um ato final, na forma da lei, e, para a proteção dos direitos dos administrados e para o melhor cumprimento dos fins administrativos, aplicam-se a esses procedimentos os princípios da publicidade, da economia processual e do interesse público.
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Entre os métodos empregados para prever a demanda, o mais comum consiste no uso do histórico de demandas passadas, que, porém, não é o método, necessariamente, mais preciso. A qualidade da previsão relaciona-se, intrinsecamente, ao seu horizonte de tempo, uma vez que, quanto maior o horizonte de projeção da demanda, maior será sua precisão.
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No serviço público, o relacionamento com fornecedores classifica-se como de transação entre partes independentes, ou seja, arm’s length, de modo que, no prazo de vigência do contrato, entre o fornecedor e seu cliente, possa se estabelecer um mecanismo de resposta eficiente ao consumidor, com os objetivos de firmar-se uma maior interação entre o fornecedor e seu cliente do serviço público e de se buscar maior eficiência.
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O sistema de registro de preços deve ser adotado, preferencialmente, nas situações em que houver necessidade de contratações sazonais, de acordo com as características do bem ou serviço; for inconveniente a aquisição de bens com previsão de entregas parceladas ou contratação de serviços necessários à administração para o desempenho de suas atribuições; e for conveniente a aquisição de bens ou a contratação de serviços para atendimento a mais de um órgão ou entidade, ou a programas de governo.
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Os pedidos de cotação eletrônica de preços devem ser divulgados aos fornecedores, a fim de que se garanta a competitividade, independentemente da linha de fornecimento exigida e desde que o fornecimento possa ser entregue no local do órgão promotor.
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