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Para que o fragmento de texto acima respeite as normas de elaboração de documentos oficiais, como impessoalidade, objetividade, clareza, e as regras gramaticais da modalidade padrão da língua portuguesa, será necessário

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A situação comunicativa mediada pelo texto em questão envolve três interlocutores: o chefe do SePes (comunicador), o chefe do SEst (destinatário direto) e os estagiários (destinatários indiretos).

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As regras da norma padrão do português seriam respeitadas se, no parágrafo 4 do texto, a expressão “para evitar" fosse substituída por para que se evite.

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Se, na situação em apreço, o SePes não tivesse determinado o email como via para a remessa da planilha de frequência de estagiários pelo SEst, este poderia fazer uso do memorando.

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Na situação considerada, quando for enviado, o email com a frequência dos estagiários terá seu valor documental garantido por duas razões: por envolver dois setores de um mesmo órgão público e por conter informações de caráter meramente administrativo.