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Após o recebimento de um documento no protocolo, é obrigatória a produção de, pelo menos, três cópias desse documento, de modo a facilitar a sua busca.
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Uma das principais operações do protocolo é o registro, que identifica os elementos de controle do documento, o que possibilita, posteriormente, o acesso a esse documento.
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A classificação interna de um arquivo é definida pela aplicação do princípio da pertinência.
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O princípio arquivístico que define e estabelece o fundo de arquivo de uma instituição é o princípio da proveniência ou de respeito aos fundos.
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O arquivo do Departamento de Polícia Rodoviária Federal é considerado um conjunto de peças e de objetos de valor cultural colocados à disposição do público.