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Os arquivos correntes e as atividades de controle, como o protocolo, podem ser centralizados ou descentralizados.
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Os documentos produzidos e(ou) recebidos por uma unidade ou setor de trabalho de um órgão público que deixaram de ser frequentemente consultados, mas que ainda podem ser solicitados, deverão ser transferidos ao arquivo intermediário.
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Os documentos que entram no órgão público descrito na situação hipotética em questão e que vão para os setores destinatários irão formar os arquivos correntes dessas unidades.
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O processo desaparecido ou extraviado não poderá ser reconstituído. O desaparecimento ou extravio de processo deverá ser comunicado à respectiva chefia, que terá de promover a sua apuração imediata, mediante sindicância ou processo administrativo disciplinar.
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Parte da documentação de um processo, de acordo com as normas em vigor, não pode ser separada para formar outro processo.