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A microfilmagem, que garante a autenticidade de documentos, é uma maneira legalmente aceita de substituição do suporte documental.
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Os microfilmes fazem parte do gênero documental conhecido como filmográfico.
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A maneira mais adequada de preservação, em longo prazo, de documentos de arquivo em suporte papel é o acondicionamento deles em pastas ou caixas feitas com material de pH neutro.
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Registro, recebimento, expedição e distribuição dos documentos de arquivo são atividades desenvolvidas pelo setor de protocolo.
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Os arquivos correntes, por serem formados pelos documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar próximos dos usuários diretos.