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A política de um sistema de arquivos é constituída de normas externas e internas definidas a partir de regras e procedimentos.
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O sistema arquivístico centralizado tem uma autoridade arquivística central, um controle de normas técnicas sobre a totalidade dos arquivos e uma legislação uniforme para todo o território.
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De acordo com a Norma Brasileira de Descrição Arquivística, são elementos de descrição obrigatórios: código de referência, título, data(s), nível de descrição, dimensão e suporte, nome do produtor e condições de acesso.
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A área de identificação da Norma Internacional de Descrição de Funções é formada pelos seguintes elementos: datas, descrição e história.
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A análise das funções de órgãos e empresas é importante como base para muitas atividades arquivísticas. As funções são apropriadas para servir, por exemplo, como uma base para o arranjo, classificação e descrição de documentos.