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O Dicionário Brasileiro de Termos Arquivísticos (DBTA) define arquivo como um conjunto de documentos produzidos e acumulados por uma entidade coletiva pública ou privada, pessoal ou familiar, independentemente de sua natureza ou suporte, englobando tanto o conteúdo informacional quanto o meio físico em que este é armazenado.
As relações humanas no serviço público, quando bem gerenciadas, contribuem significativamente para a eficiência administrativa, pois ambientes de trabalho onde prevalecem a colaboração, o respeito mútuo e a comunicação clara tendem a reduzir conflitos e a aumentar a motivação dos servidores, impactando positivamente na prestação de serviços ao cidadão.
No contexto da gestão documental e dos princípios arquivísticos, a classificação de documentos em uma instituição deve considerar primordialmente a agência criadora ou entidade mantenedora, permitindo sua organização em esferas como federal, estadual e municipal, ou em categorias de pessoa física e jurídica no setor privado, visando a identificação de sua origem e responsabilidade.
Em um órgão público, a atividade de protocolo, responsável pelo recebimento, registro, trâmite e expedição de documentos, deve ser executada por profissionais com formação específica em arquivologia, garantindo a precisão e a eficiência na gestão das informações e a satisfação dos usuários.
A Lei nº 8.159/1991, ao tratar da Política Nacional de Arquivos, estabelece que os arquivos públicos são considerados bens de valor histórico e que sua gestão deve garantir a preservação e o acesso à informação, sendo a responsabilidade pela sua organização e guarda inerente aos órgãos e entidades da administração pública em todos os níveis.
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