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As rotinas de protocolo compreendem o recebimento do documento, o registro do documento no sistema e a distribuição do documento ao(s) destinatário(s), não sendo estendidas essas rotinas aos documentos de caráter particular.
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Um código de classificação de documentos de arquivo é elaborado na fase de produção de documentos de um programa de gestão de documentos.
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Nas organizações, os arquivos compõem-se dos documentos acumulados no desenvolvimento de suas atividades, independentemente de terem sido produzidos e(ou) recebidos pela atividade fim ou pela atividade meio e do suporte material da informação.
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Apesar de seguir as orientações do Conselho Nacional de Arquivos, a ANAC não integra o sistema de gestão de documentos de arquivo.
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Segundo o princípio de respeito aos fundos, primeiro princípio de classificação de documentos, os documentos devem ser agrupados de acordo com sua proveniência.