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As linguagens de indexação podem ser chamadas de vocabulários ou léxicos, pois são suficientemente articuladas e constituem unidades geradoras de novas unidades linguísticas.
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As linguagens que combinam termos no momento da indexação e da busca, utilizadas principalmente em sistemas automatizados, são chamadas de linguagens naturais.
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Um termo genérico, denominado broader term, tem por função representar sem ambiguidades as noções presentes em um documento que corresponda à pesquisa do usuário.
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Fazer os usuários potenciais compreenderem como podem utilizar os diferentes produtos e serviços e quais são as vantagens que eles têm em utilizar esses instrumentos constitui um dos objetivos da atividade de promoção em bibliotecas e unidades de informação.
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O planejamento de serviços de informação requer que o bibliotecário conheça bem as fontes de informação na área, os serviços existentes, os usuários. Especificamente nessa atividade, os não usuários dos serviços de informação não interferem, pois os elementos fundamentais já estão contemplados.