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A Prefeitura de Limeira (SP) está implementando um novo sistema de gestão documental eletrônica para substituir os arquivos físicos em diversas secretarias. O objetivo é garantir a segurança, a acessibilidade e a rastreabilidade das informações, além de otimizar o espaço físico. No entanto, é fundamental que os servidores compreendam os princípios que regem a organização, guarda e conservação desses documentos, tanto em formato digital quanto em papel, para evitar perdas e acessos indevidos.
Um servidor público municipal, ao ser designado para a chefia de uma seção administrativa, percebe que os processos de solicitação de materiais estão lentos e com gargalos evidentes. Para otimizar o fluxo de trabalho e garantir a eficiência na prestação de serviços, ele decide mapear as atividades atuais. Considerando os conceitos de gestão de processos na administração pública, assinale a alternativa que descreve corretamente a principal finalidade dessa iniciativa.
Uma secretaria municipal de Limeira (SP) lida com um grande volume de documentos físicos e digitais, incluindo alvarás, licenças e processos administrativos. A gestão atual enfrenta desafios relacionados à localização rápida de informações, à segurança dos dados e à necessidade de conservar documentos históricos. Diante desse cenário, é fundamental adotar práticas arquivísticas adequadas para garantir a organização, a guarda e a conservação desses acervos.
O Arquivo Central da Prefeitura de Limeira (SP) lida com uma vasta quantidade de documentos físicos e digitais, que vão desde processos administrativos históricos até registros de cidadãos. A equipe responsável pela gestão desses documentos precisa garantir sua organização, segurança e conservação a longo prazo, além de assegurar o acesso adequado às informações quando necessário, respeitando os prazos legais de guarda e os níveis de sigilo.
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