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No setor de protocolo de uma prefeitura, um servidor é responsável por conferir a autenticidade e a integridade de documentos recebidos de outros órgãos. Para garantir a validade jurídica e a correta tramitação administrativa, o servidor deve observar os requisitos de formalização. Assinale a alternativa que descreve corretamente uma prática essencial na conferência e emissão de documentos oficiais.