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O principal instrumento de classificação é o inventário de documentos.
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Conforme terminologia própria da arquivologia, realiza-se o arquivamento quando dispõem-se os documentos de determinada maneira.
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A implantação do protocolo e a sua supervisão são atividades desenvolvidas pelo arquivo permanente.
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A elaboração do código de classificação de documentos acontece na fase de utilização de programa de gestão de documentos.
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Os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos por uma organização precisam, em algumas situações, passar por várias áreas para que decisões sejam tomadas em relação ao tema tratado no documento. Essa atividade é conhecida como tramitação.