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Registro, recebimento, expedição e distribuição dos documentos de arquivo são atividades desenvolvidas pelo setor de protocolo.
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Os arquivos correntes, por serem formados pelos documentos com grande possibilidade de uso, devem ficar próximos dos usuários diretos.
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Para a formulação do programa de gestão de documentos, é necessário o respaldo do diagnóstico da situação arquivística.
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A organização dos documentos de valor permanente é feita com base nos critérios estabelecidos pelos postulados teóricos da gestão de documentos.
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Eliminação de documentos de arquivo, protocolo e transferência de documentos para o arquivo intermediário são atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes.