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A classificação dos documentos de arquivo é feita a partir da análise da função do documento.
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Os documentos de arquivo em suporte papel que permanecerão no arquivo por um longo período deverão ser acondicionados, preferencialmente, em caixas-arquivo de papelão.
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A verificação dos prazos de guarda de um documento de arquivo é feita considerando-se o instrumento de descrição estabelecido na Norma Brasileira de Descrição Arquivística.
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Os documentos de arquivo de valor permanente acumulados pelo TCE/RO devem ser recolhidos ao Arquivo Nacional.
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A legislação arquivística brasileira não prevê punição para aquele que eliminem indiscriminadamente documentos públicos, o que dificulta o combate a essa prática.