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O registro de documentos em um setor de protocolo consiste na distribuição dos documentos ao destinatário.
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A aquisição de documentos envolve a transferência dos documentos aos arquivos intermediários e o recolhimento dos documentos ao arquivo permanente.
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A fase corrente é definida de acordo com os valores históricos dos documentos.
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Utiliza-se o princípio da proveniência para definir as três idades documentais.
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O ciclo de vida dos documentos é definido pela frequência e pelo tipo de utilização dos documentos.