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Os processos podem ser registrados em qualquer setor da organização, cabendo ao protocolo apenas a numeração das peças.
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As correspondências particulares não são registradas nos setores de protocolo, apenas são distribuídas aos destinatários.
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Tramitação é a passagem de documentos para o arquivo intermediário, o responsável por distribuí-los entre os setores de trabalho.
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O diagnóstico da situação arquivística propicia não só o conhecimento do acervo documental, mas também o do sujeito acumulador de arquivos — a organização.
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O diagnóstico da situação arquivística do tipo maximalista é o mais adequado para se conhecer a realidade arquivística do MPE/PI.