Questões de Concurso

Como assistente em administração do IFPB, você irá executar procedimentos de gestão documental. Nesse sentido, precisa organizar o acervo de documentos da instituição: relatórios de atividades do ano corrente, processos de licitação concluídos há quatro anos e atas de reuniões da reitoria desde a fundação do IFPB. Para essa atribuição, você precisa aplicar a Teoria das Três Idades. Com base nesse contexto, assinale a alternativa correta.

O setor de Recursos Humanos de uma prefeitura decidiu reorganizar seu arquivo, buscando facilitar a localização dos documentos funcionais dos servidores. Após análise, verificou-se que os documentos estavam armazenados sem critério uniforme: alguns agrupados por nome, outros por data de admissão e outros pelo número do cadastro funcional. A equipe foi orientada a adotar um método de arquivamento único e padronizado, compatível com o tipo e a frequência de uso dos documentos.
Diante dessa situação, assinale a alternativa correta sobre os sistemas e métodos de arquivamento: 

No âmbito da gestão documental, o setor de protocolo desempenha papel essencial na tramitação de documentos oficiais, garantindo controle, rastreabilidade e eficiência administrativa. Cada etapa do protocolo possui uma função específica que assegura a correta movimentação dos documentos dentro da organização. Associe a primeira coluna, que corresponde as etapas do protocolo, à segunda coluna, que descreve a sua função principal dessas etapas:
Primeira coluna ? Etapas do protocolo:
1.Recepção
2.Classificação
3.Registro
4.Distribuição
Segunda coluna ? Função principal:
(__)Identificação do assunto e natureza do documento para correta tramitação.
(__)Encaminhamento do documento ao setor ou autoridade competente.
(__)Entrada formal do documento na organização, com conferência de autenticidade.
(__)Inserção dos dados essenciais em sistema ou livro de protocolo, garantindo rastreabilidade.
Assinale a alternativa que apresenta a sequência correta: 

Durante uma auditoria interna, constatou-se que, embora uma Secretaria Estadual recebesse diariamente grande volume de documentos oficiais, parte deles seguia diretamente para as áreas técnicas sem passar pelo protocolo. À luz dos princípios da gestão documental e das etapas formais do protocolo, identifique qual falha administrativa está evidenciada na situação descrita:

Um órgão público estadual precisa organizar seus documentos em função da frequência de uso e do valor administrativo de cada item. Para isso, o setor de arquivos decide adotar métodos de classificação, codificação e arquivamento, utilizando fichas, pastas e sistemas informatizados, de modo a otimizar o acesso e a preservação dos documentos.
Com base nas fases do arquivamento, analise as afirmativas e assinale a correta: