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Todos os documentos nascem com valor administrativo. Entretanto, os que também já nascem com valor secundário, ao fim do seu prazo de guarda no arquivo corrente, devem ser transferidos diretamente para o arquivo permanente, sem passar pelo arquivo intermediário.
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Alguns documentos oficiais contêm valor histórico, o qual se sobrepõe ao valor primário justamente por apresentar utilidade mesmo após cessado o seu uso corrente, o que indica a sua guarda permanente
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Planos de guerra, descobertas científicas excepcionais e informações sobre política estrangeira de alto nível são assuntos que devem ser classificados como secretos.
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Uma vantagem do método duplex sobre o método decimal é a possibilidade de abrir novas classes de acordo com a necessidade da instituição.
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O princípio básico da arquivologia que reúne todos os documentos gerados por uma mesma fonte geradora de arquivo em um fundo é conhecido como princípio da proveniência ou de respeito aos fundos.