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A prefeitura de Conceição do Almeida (BA) está implementando um novo sistema de gestão documental e precisa classificar corretamente os documentos produzidos e recebidos pelos seus diversos setores. Um servidor, ao analisar um lote de documentos, se depara com processos administrativos que ainda estão em andamento e que são consultados frequentemente para a tomada de decisões correntes. Em paralelo, existem documentos que, embora não sejam mais consultados com a mesma frequência, contêm informações relevantes para a história administrativa do município e que não podem ser descartados.
Em uma auditoria realizada na Secretaria de Obras de Conceição do Almeida (BA), foi identificado que alguns documentos de valor histórico permanente, como plantas originais de edificações antigas e registros de desapropriações históricas, estão em posse de colecionadores particulares. A legislação arquivística prevê que tais documentos, uma vez reconhecidos como de valor permanente, adquirem características específicas que afetam sua posse e comercialização.
Um jovem arquivista ingressou em um órgão público e foi designado para organizar a seção de arquivos correntes. Ele precisa entender os princípios básicos que regem a arquivologia e a gestão documental para realizar seu trabalho de forma eficaz e em conformidade com a legislação. Assinale a alternativa que apresenta um princípio fundamental relacionado à gestão de documentos.
Durante uma auditoria em uma instituição pública, foi constatado que diversos documentos produzidos ao longo de anos estavam sendo descartados sem a devida avaliação ou autorização da instituição arquivística competente. Considerando os princípios e normativas que regem a gestão de documentos públicos, assinale a alternativa que apresenta a conduta correta para o descarte desses documentos.
Uma organização privada recebeu uma grande quantidade de documentos de um cliente que, após análise, revelou-se de valor histórico e cultural. Esses documentos foram classificados como de valor permanente. Com base na legislação e nos princípios da gestão documental, qual é a característica principal desses documentos?