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As gestões da informação, do conhecimento e de documentos, todas têm como objetivo maior otimizar as atividades da instituição, buscando mais eficiência e eficácia na sua realização. Com base em suas definições e abrangência, a relação entre elas, do mais abrangente para o mais específico, é assim representada:
Segundo o Conselho Nacional de Justiça, os documentos de guarda permanente, após digitalizados, devem ser:

Os documentos com previsão de guarda das idades corrente e permanente são, respectivamente:

De acordo com as características dos acervos dos órgãos de documentação, ao se deparar com um livro científico, o profissional da informação o identifica como um documento de:
Para selecionar as opções de armazenamento no caso dos documentos digitais que podem envolver armazenamento on-line (acesso imediato) ou off-line, nas chamadas “mídias removíveis” de armazenamento (disco óptico, fita magnética) em diferentes graus de disponibilidade e velocidade, o que deve ser levado em consideração é: